所有者調査管理システム

所有者不明土地・空き家問題・相続人の調査にかかる手間を大きく削減!
データを取込んで一括処理、所有者の死亡から納税義務者の決定まで、一気通貫の地方公共団体専用システム

システム概要

所有者の所在の把握が難しい土地に起因して起こる様々な問題、特に登記名義人が死亡しており、長年相続登記が放置されているような土地は利活用という観点から様々な支障が生じています。
本システムは一般的な所有者情報の調査方法の流れに沿って事案を管理していく自治体専用システムです。
基礎自治体や森林組合等、日ごろ所有者の所在の把握が難しい土地の問題に直面することが多い現場にとって、所有者探索の人的・経済的・時間的負担を大幅に軽減することができます。

調査対象者の登録

調査の対象となる被相続人・相続人・土地の情報を登録します。

  1. 案件の管理項目および被相続人の属性項目を登録します。任意項目を設定できます。
  2. 相続人からの問い合わせや文書の発送等、相続人調査の過程で生じた対外的な行動履歴を登録し、一覧で確認できるようになっています。
  3. 調査の対象となる不動産に関する情報を登録します。
  4. 戸籍等書類の請求・取得の履歴を管理します。公用請求書の出力はこちらから行います。任意項目を設定できます。
  5. 調査の結果判明した相続人等の親族情報を登録します。相続関係図の作成はこちらから行います。任意項目を設定できます。
  6. 相続人調査にかかる関係者(法人・個人)の情報を登録します。登録した関係者ごとの連絡履歴を管理できます。相続財産管理人を選定する場合に家庭裁判所や司法書士等との手続き履歴を管理できます。
  7. 各種文書を出力します。ユーザー書類(ExcelやWordをテンプレートとした差し込み印刷)を登録して出力できます。
  8. 各種文書の出力履歴(送付履歴)、再出力、返信期日を管理します。
任意項目

※親族台帳の任意項目は今後の機能追加予定

本システムの使用目的に応じて任意の項目を設定できます。任意項目は「案件管理台帳」「親族台帳」「住民票・戸籍請求履歴」に、それぞれ10項目ずつ追加できます。
項目名称と入力タイプ(文字・数値・日付・値選択)を指定すると、登録画面に設定が反映されます。また、案件検索や文書の差し込み印刷にも使用できます。

 
データインポート

案件管理台帳は対象所有者ごとに手入力で登録しますが、ExcelファイルやCSVファイルをインポートすることで一括作成も可能です。基幹システム等、他システムから出力したデータをインポートすることで、入力にかかる工数を大幅に削減できます。

登記情報提供サービスの利用

登記所が保有する登記情報をインターネットを使用して、パソコンの画面上で確認できる有料サービスです。登記情報は、PDFファイルで提供されます。提供される登記情報に法的証明力はありません。自治体は公共機関登録することで利用可能です。

システムから直接請求してPDFを取得
請求物件の入力、請求実行、登記情報(PDF)の取得・管理がシステム内で完結します。
PDFの解析とデータ化
取得した登記情報を解析して、表題部・甲区・乙区の情報をデータ化し、不動産及び当事者の台帳に自動的に転記します。土地・建物・区分建物・所有権登記名義人等の情報をボタン一つでデータ化します。
公用請求(書面)

自治体の職員が職務上請求する不動産の登記事項証明書(公用)を作成できます。

所属・氏名欄
基本情報から自動的に反映します。
不動産の情報を反映
請求物件の情報をあらかじめ土地・建物・区分建物の台帳に登録しておくと自動的に当該物件と管轄法務局をセットします。通数も1と初期設定します。
管轄法務局宛て封筒・タックシール
法務局(登記所)へ郵送で交付申請書を提出するための封筒及び返信用封筒又はタックシールの印刷をすることができます。
 

文書送付

被相続人・相続人等へ各種文書を送付します。任意の様式に差し込み印刷を行う機能(ユーザー書類)が文書作成の工数を削減します。

ユーザー書類一括出力

通知書等、被相続人のご自宅や親族宛て文書を一括で発送できます。書類を出力するとともに書類の発送履歴を同時に作成することもできます。返信文書のある書類には返信期日を設定することで期日管理が可能です。

返信文書QRコード検索

書類の種類と宛先を特定するQRコードを差し込み印刷できるようになりました。あわせて、ユーザー書類に印字されたQRコードを読み込むと対象の案件を表示し、返信の受け取り履歴を記録する検索機能を追加しました。何百件と発送した文書の返信を受け取った際の返信元特定が容易かつ正確になります。

書類履歴管理

ユーザー書類一括出力にて文書を発行した履歴、返信文書の受け取り履歴は、案件ごとに書類履歴として記録されます。返信期限を設けている文書では、期日を超過した場合に強調表示されます。

相続人調査

戸籍等書類を請求して相続人の調査を行います。

戸籍等請求管理

戸籍等書類の請求履歴を管理します。各書類の請求から取得までの状況が色別で表示され、進捗が一目で確認できます。公用請求書も任意の書式で作成可能です(Excel・Word)。取得した書類のイメージを保存して簡単に閲覧できます。

戸籍の管理・チェック機能

被相続人の出生から死亡までの戸籍・除籍等の謄本を間段なく収集する過程において、取得した謄本から順次、入籍した日、除籍した日を記録していくことにより連続性の有無が一目で判断できます。

 
公用請求書の作成

戸籍等請求管理のデータを基に公用請求書を自動的に作成(Word出力)します。

宛先市区町村
全国市区町村のマスタデータから選択するだけで,郵便番号・住所・部署がセットされます。
所有権登記名義人の住所や戸除籍の本籍地が古い地名のため、どこの市区町村長に請求したらよいか不明の場合は、新旧地名変換の機能を使用して瞬時に特定することができます。(後述)
窓あき封筒対応
市区町村長宛ての宛名部分は、当該部署で使用している窓あき封筒用に原紙の位置を調整して作成することができます。
返信用封筒
当該部署で使用している封筒サイズに合わせて返信用の封筒も作成できます。
タックシール対応
市区町村長宛ての宛名タックシールと返信用宛名タックシールも作成できます。
 
新旧地名変換エンジン

所有者不明土地や空き家問題を調査する過程で、相続未登記土地の登記簿や戸除籍に頻出する古い地名を瞬時に変換!

他の市区町村の古い地名から現在の管轄役所を特定するのは非常に大変な作業でした。新旧地名変換エンジンでは、明治時代~現在までの全国の地名を網羅!戸籍等請求先の管轄役所をすぐに特定!!現在の管轄役所が分かったら、タックシール印刷から宛名を印刷。簡単に戸籍を取り寄せることができます!

相続人確定

取得した戸籍等を基に法定相続人の特定、相続関係図を作成します。

相続人情報

所有権登記名義人等の死亡が判明し、戸籍の収集により相続人が確定した場合は、相続人情報の画面で配偶者、嫡出子等のデータを入力します。

  1. 被相続人から見た各相続人の続柄を選択して下さい。「養子」「養女」を選択した場合にのみ、サブメニューが表示されます。半血、非嫡出子、養子(二重資格)欄は、必要な場合にのみチェックが可能になります。
  2. 相続関係説明図を作成する際に、システムが自動で関係線を結ぶために必要な項目です。該当する氏名を必ず選択して下さい。
  3. 特別受益に該当する場合は「明細」ボタンをクリックして年月日や概要、金額等の内容を登録して下さい。
 
法定相続分の自動計算

昭和23年1月1日以降に発生した相続については、相続人の情報を基に,法定相続分及び遺留分権利者(兄弟姉妹を除く相続人)については遺留分割合もボタンを押すだけで自動的に計算して表示します。

数次相続

長期相続登記等未了土地解消作業で納品するTIFF形式の法定相続人情報の作成にも対応!

スーパー家系図

ローカル環境で動く家系図作成ツール。簡単なマウス操作でレイアウト操作ができます。人の移動に伴い、接続線も自動的に伸縮できます。

相続人への課税

調査により確定した相続人へ、被相続人の滞納税を承継します。

特徴

滞納税承継管理機能は、自治体様が既にお使いの基幹システムから、「滞納税情報」「収納(納付)履歴情報」を連携して使用することを想定しています。
また、延滞税計算マスタ/督促手数料マスタ(右図)を備えておりますので、特例基準割合の適用期間と延滞金割合を初回設定しておくことで、法定相続割合に応じた相続人への分割・延滞金計算がボタン1つで完了します。

 
作業フロー

有権登記名義人等の死亡が判明し、戸籍の収集により相続人が確定した場合は、相続人情報の画面で配偶者、嫡出子等のデータを入力します。

基幹システムのCSVファイルをインポート
基幹システムから被相続人の滞納税情報/収納履歴情報をCSVファイルで出力し、所有者調査システムにインポートします。
ボタン1つで延滞金を分割計算
法定相続割合に応じて滞納税を相続人に分割し、延滞金計算をボタン1つで行います。延滞金割合が変わっても、マスタで簡単設定。
 
相続人への通知書・明細書の発行
通知書等発行も、必要事項を指定して出力ボタンを押すだけ。相続人が複数いても、全員分の書類をExcelファイルとして出力します。
納付後の収納登録処理(消込処理)
一部納付が行われた場合でも、簡単な作業で消込処理が可能です。納付額に達するまで一括選択もできます。納付の進捗状況は色分けし、分かりやすく表示。
 
関係者情報

相続人調査の過程で関係した第三者や相続財産管理人等の個人・法人を登録します。関係者ごとに連絡や手続き等の履歴を登録し管理します。

スケジュール・期日通知

自治体の事業目的や土地の状況等により、解決に至る道順は様々ですが、スケジュール機能、期日通知機能、日誌を組み合わせながら解決に至った経緯等を記録することにより、これから先発生する問題解決の指針とすることができます。また、事務引継ぎもスムーズに行えます。

予定一覧
特定の案件のみの一覧、担当者ごとの一覧、期間を指定した一覧で次の行動予定を的確に把握できます。Excel出力も可能です。
縦型表示
カレンダーの表示形式を一般的な月/週/日ごとに表示する他、縦型表示にすることもできます。
期日通知
特に重要なイベント等は,システム起動時にお知らせする画面を表示。何日前からお知らせするかの期日は任意で設定可能です。
日誌
備忘録
日誌と備忘録を分けて入力できます。また、Excel出力時、備忘録を出力する、しないの設定も可能です。
検索条件
日誌や備忘録、書類番号欄に使われている単語を基に検索可能です(部分一致検索)。
 
進捗状況管理

案件管理情報「進捗状況」は各案件の進捗管理に使用する項目です。進捗状況には業務フローに即した任意のステータスを設定可能です。案件管理台帳で個別に編集するほか、特定のタイミングで複数案件のステータスを一括で変更することもできます。

システム起動時に表示される案件一覧画面には、進捗状況ごとの件数が表示されます。進捗状況に色を設定し、案件一覧画面上で視覚的に進捗状況を把握することもできます。